Учёт автомобилей на складе автосалона держится на трёх вещах: одна карточка на одну машину по VIN, понятный статус от приёмки до продажи и себестоимость, в которую попадают все расходы конкретной машины. Если любой из трёх частей нет, склад начинает расходиться с реальностью: машину обещают двум покупателям, маржу считают без ремонта, а «новый» автомобиль стоит на площадке четвёртый месяц.
Ниже — как устроить складской учёт, чтобы он работал каждый день, а не только в дни инвентаризации, и как это сделано в CRM A777AA.
Одна машина — одна карточка
Карточка автомобиля хранит марку, модель, комплектацию, год, VIN, госномер, пробег, цвет, коробку, тип двигателя, филиал, закупочную цену и цену продажи, фото и описание. Ключ — VIN: 17 символов без букв I, O и Q. Программа проверяет формат и не даст завести второй автомобиль с тем же VIN в вашей компании. Для машин без VIN, например некоторых праворульных японских, есть поле номера кузова или рамы.
Госномер нормализуется: латинские буквы, похожие на русские, заменяются кириллицей. Это мелочь, но без неё поиск «А123ВС777» не находит машину, записанную латиницей. Как подготовить VIN и номера кузова при переносе склада из таблицы, — в статье VIN и номер кузова: подготовка данных к импорту.
Статусы склада
| Статус | Что означает | Кто меняет |
|---|---|---|
| Приёмка | Машина поступила, данные и состояние проверяются | Ответственный за приёмку |
| Подготовка | Осмотр, ремонт, детейлинг, фото | Подготовка, управляющий |
| В продаже | Можно показывать и публиковать | Управляющий |
| Забронирован | Есть сделка с бронью и сроком | Сделка автоматически |
| Продан | Сделка закрыта | Сделка автоматически |
| Архив | Машина выбыла, история сохранена | Управляющий |
Принципиальная деталь: «Забронирован» и «Продан» не выставляются вручную, их меняет сделка. Одна машина может иметь только одну активную сделку в статусах бронь, договор или выдача — база данных не даст создать вторую. Это защищает от самой дорогой ошибки склада: двух покупателей на одну машину.
Собственный склад и комиссия
У каждой машины указывается схема: собственный автомобиль или комиссионный. Для комиссионного обязательно указать комитента — владельца машины, — а закупочная цена превращается в сумму к выплате ему. Так комиссионные машины не смешиваются с собственными в оценке стоимости склада. Подробно — в статье CRM для комиссии авто.
Себестоимость и расходы
Себестоимость машины — закупочная цена плюс все расходы по ней. Расходы делятся на категории: ремонт, доставка, подготовка, реклама и прочее. Каждый расход — отдельная запись с датой и суммой, а не правка одной цифры. Плановая маржа в карточке — цена продажи минус себестоимость.
- Выполненный заказ-наряд создаёт расход на машину один раз.
- Оплата расхода из кассы создаёт денежное списание, но не увеличивает себестоимость повторно.
- При закрытии сделки себестоимость фиксируется снимком, поэтому поздние правки не переписывают маржу закрытой продажи.
Как не посчитать ремонт дважды — в статье план ремонта и реальные расходы, а методика себестоимости — в статье как считать себестоимость автомобиля.
Срок на складе
Срок на складе считается от даты заведения машины. Это главный сигнал, что пора действовать: снижать цену, менять фото, переносить на другую площадку. Простой правилом: раз в неделю отсортировать склад по сроку и пройтись по машинам старше 45 дней. Почему важно отделять подготовку и резерв от времени продажи — в статье возраст склада, а нормы оборачиваемости — в статье оборачиваемость стока автосалона.
Филиалы
Если площадок несколько, каждая машина привязана к филиалу. На тарифе «Дилерская сеть» филиалы не ограничены, и общий склад видно целиком: какая машина на какой площадке. Перемещение между площадками и машина в пути — отдельная тема, разобранная в статье CRM для сети автосалонов: машины в пути.
Инвентаризация склада
- Выгрузите список машин в статусах «Приёмка», «Подготовка», «В продаже» и «Забронирован».
- Пройдите площадку и сверьте каждую машину по VIN, а не по марке и цвету.
- Отметьте расхождения: машина есть в CRM, но нет на площадке, и наоборот.
- Для машин в подготовке проверьте, где они физически — у мастера или на мойке.
- Сверьте пробег и комплектность (ключи, документы, второй комплект колёс) с карточкой.
- Исправьте статусы и запишите, кто проводил сверку и когда.
Инвентаризация раз в месяц — минимум для площадки на 20–40 машин. Если расхождения появляются каждый раз, проблема не в складе, а в том, что статусы меняют «потом». Тогда помогает правило: ни одна машина не уезжает с площадки без отметки в CRM.
Ценник и витрина
Из карточки машины печатается ценник для лобового стекла. Машины в продаже можно опубликовать на публичной витрине автосалона: фото, характеристики и цена берутся из той же карточки, а после закрытия продажи машина снимается с публикации сама. Как связать витрину со складом — в статье витрина автосалона.
Склад с телефона
Приёмку удобно проводить прямо на площадке: в мобильной версии A777AA можно завести машину с фото с камеры, посмотреть карточку и опубликовать её на витрине. Подробно — в статье мобильное приложение CRM для автосалона.
Какие показатели склада смотреть каждую неделю
| Показатель | Как считать | Что делать |
|---|---|---|
| Машин в продаже | Статус «В продаже» | Сравнить с планом продаж на месяц |
| Машин в подготовке дольше 7 дней | Статус «Подготовка» + срок | Выяснить, что держит: запчасти, мастер, деньги |
| Средний срок на складе | Сумма сроков / число машин | Следить за трендом, а не за значением |
| Машины старше 45 дней | Сортировка по сроку | Пересмотреть цену, фото, площадку |
| Деньги в стоке | Сумма себестоимости собственных машин | Сравнить с оборотными средствами |
| Комиссионные машины | Схема «комиссионный» | Проверить условия и сроки с владельцами |
Последние две строки важно не складывать. Деньги в стоке — это ваши вложения в собственные машины. Комиссионные автомобили денег салона не замораживают, но создают обязательство перед владельцами.
Переход со склада в таблице
Склад из Excel переносится импортом CSV: машины и клиенты. Если в файле есть ошибка, весь импорт отменяется — исправьте строку и загрузите снова. Это строже, чем частичная загрузка, но не оставляет в CRM половину склада. Подготовка таблицы — в статье переход из Excel в CRM, а шаблон учёта в Excel для тех, кто пока не готов переходить, — в статье учёт автосалона в Excel.
Склад, VIN-учёт и себестоимость есть на всех тарифах A777AA, включая бесплатный. Начать можно с регистрации или демо.
Вопросы и ответы
Как вести учёт автомобилей на складе автосалона?
По одной карточке на машину с ключом VIN, со статусами от приёмки до продажи и себестоимостью из закупки и всех расходов этой машины.
Какие статусы нужны складу?
Приёмка, подготовка, в продаже, забронирован, продан и архив. Бронь и продажу лучше менять только через сделку.
Что делать с машинами без VIN?
Записывать номер кузова или рамы — в A777AA для этого есть отдельное поле.
Как часто проводить инвентаризацию?
Минимум раз в месяц для площадки на 20–40 машин, со сверкой по VIN, пробегу и комплектности.
Учитываются ли комиссионные машины в складе?
Да, но со схемой «комиссионный», комитентом и суммой к выплате ему вместо закупочной цены.