Шаблон учёта склада автомобилей в Excel

Что умеет шаблон

Таблица рассчитана на площадку или перекупа, который пока ведёт учёт без CRM. Каждая строка — один автомобиль от поступления до продажи. Формулы уже настроены: себестоимость складывается из закупки, доставки и оформления, ремонта и подготовки; плановая маржа считается от цены в объявлении, фактическая — от цены продажи; дни на складе считаются до сегодняшней даты для непроданных машин и до даты продажи для проданных. Статусы и источники выбираются из выпадающих списков.

На листе «Сводка» собраны показатели, которые стоит смотреть каждую неделю: сколько машин на складе, сколько денег в них вложено по себестоимости, средний срок непроданных, сколько машин дольше 60 дней и какая маржа получена по проданным.

Колонки и формулы

Как начать

1. Скачайте файл и удалите три строки-примера (они помечены «пример»).
2. Внесите все машины, которые сейчас на складе, с датой поступления и закупкой.
3. Добавляйте расходы в момент оплаты, а не в конце месяца — иначе маржа будет завышена.
4. Раз в неделю смотрите «Сводку»: особенно — машины старше 60 дней.

Для комиссионных машин закупку оставляйте нулевой, а в колонку «Источник» ставьте «Комиссия». Тогда маржой будет разница между ценой продажи и вашими расходами; правильнее — учитывать вознаграждение, как в реестре сделок.

Пример: что показывает сводка

Склад из 18 машин, в которых 23 млн ₽ по себестоимости, средний срок непроданных — 41 день, четыре машины стоят дольше 60 дней. Эти четыре машины — первый кандидат на решение: снизить цену по графику, переразместить объявление или продать оптом. Сколько стоит каждый лишний день, считает калькулятор оборачиваемости.

Ограничения таблицы

Excel хорош для старта, но с ростом склада появляются проблемы: несколько версий файла у разных сотрудников, случайно затёртые формулы, нет истории изменений и связи с клиентами и сделками. Признаки, что пора переходить в систему, разобраны в статье об учёте автосалона в Excel, а перенос данных — в статье о переходе из Excel в CRM.

Из таблицы в CRM

В A777AA склад автомобилей устроен так же, как этот шаблон, только связан с заявками, сделками и деньгами. Машины можно загрузить из CSV через импорт, проверка VIN не даст завести машину дважды. Тариф «Перекуп» бесплатный и без лимита машин.

Как начать работу с шаблоном

1. Скачайте файл и откройте его в Excel, Google Таблицах или LibreOffice — функции стандартные.
2. Удалите строки-примеры, помеченные словом «пример», и внесите свои данные. Колонки с формулами выделены серым — их не нужно заполнять.
3. Значения статусов и источников выбирайте из выпадающих списков: так формулы сводки считают корректно.
4. Раз в неделю открывайте лист «Сводка» и принимайте решения по цифрам.

Как не сломать таблицу

Не вписывайте числа поверх формул, не объединяйте ячейки и не добавляйте итоговые строки внутри данных — одна строка всегда одна запись. Новые колонки добавляйте справа. Храните один актуальный файл в общем доступе, а не копии у каждого сотрудника, и ограничьте доступ к персональным данным клиентов. Когда сотрудников и записей станет много, перенесите данные в CRM — шаблон уже подготовлен к импорту.

Статьи по теме

• Учёт автосалона в Excel: шаблоны, формулы и когда пора переходить в CRM
• Переход из Excel в CRM: как подготовить автомобили и клиентов
• Возраст склада: как находить автомобили, которые задержались
• Сколько стоит день простоя автомобиля на складе и как сократить срок продажи